L’Institut recrute: un.e adjoint.e éxécutif.ve – Poste permament

Profil recherché

Vous aimez travailler à des mandats diversifiés; vous recherchez des collègues sur qui vous pouvez réellement compter dans un travail d’équipe; vous êtes à l’aise dans un poste qui offre la possibilité d’être en interaction avec différents acteurs; vous avez de l’initiative, de l’autonomie et souhaitez contribuer à l’avancement de projets novateurs. Ce poste est pour vous !

Sommaire de la fonction

Sous l’autorité de la direction générale, la personne occupant ce poste est responsable de l’appui aux fonctions de la direction générale, de l’organisation quotidienne du secrétariat, du soutien logistique et du soutien à la comptabilité. Elle seconde la direction générale dans différents dossiers opérationnels et assure les suivis rigoureux et diligents. Elle suggère de nouvelles idées, procédures ou normes pouvant contribuer à l’efficacité administrative de l’organisation. Elle a aussi pour mandat d’appuyer les autres membres de l’équipe dans l’exercice de leurs fonctions.

Principales responsabilités

• Apporte un soutien logistique aux rencontres du conseil d’administration et des divers comités : prépare les calendriers annuels des rencontres, assure la logistique des réunions, prépare les projets d’ordre du jour et la documentation avant chaque rencontre, assiste à certaines rencontres et rédige les comptes rendus ;

• Gère les rendez-vous et l’agenda de rencontres de la direction générale, ainsi que toute la correspondance de celle-ci ;

• Assure le suivi de la correspondance, des publications et autres documents à la demande des membres de l’équipe ;

• Gère les payables, les factures, les relations avec le comptable et les fournisseurs et assure les suivis nécessaires;

• Apporte un soutien logistique dans l’organisation des évènements;

• Prépare et effectue les envois massifs postaux ou électroniques ;

• Assure la gestion documentaire, dont le classement et la saisie des données ;

• Répond aux appels téléphoniques et transmet les appels et les messages aux personnes appropriées ;

• Accueille les visiteurs et fournis des renseignements généraux ;

• Assure la révision linguistique des documents devant être mis en circulation ;

• Gère la base de données des contacts et partenaires de l’organisation et la tient à jour ;

• Contribue aux divers projets de l’organisation

Contexte et conditions de travail

• Lieu de travail principal à Québec;
• Organisation du travail flexible et en partie en télétravail
• Poste temps plein de 35 heures / semaine;
• Salaire selon expérience;
• Poste permanent après une période de probation de 90 jours;
• Avantages sociaux disponibles;
• Déplacements occasionnels pour les événements, les comités et diversité dans les projets.

Exigences minimales

• DEP ou DEC secrétariat, bureautique ou expérience pertinente équivalente;
• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un poste comparable;
• Démontrer de l’initiative, être minutieux, autonome et organisé ;
• Faire preuve de discrétion et de professionnalisme ;
• Rigueur intellectuelle, facilité à comprendre et polyvalence ;
• Habileté à communiquer, à travailler en équipe et à établir des relations basées sur la confiance;
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais dans l’expression orale et écrite;
• Faire preuve de disponibilités et de capacité d’adaptation;
• Excellente connaissance des logiciels Microsoft (Excel, Word, Outlook).

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation avant le 16 mai 2022:

Nous avons hâte de vous rencontrer!