OFFRE D’EMPLOI : ADJOINT-E EXÉCUTIF-VE

 

PROFIL RECHERCHÉ

Vous aimez travailler dans une diversité de mandats; vous recherchez des collègues sur qui vous pouvez réellement compter dans un travail d’équipe; vous êtes à l’aise dans un poste qui offre la possibilité d’être en interaction avec différents acteurs; vous avez de l’initiative, de l’autonomie et souhaitez contribuer à l’avancement de projets novateurs. Ce poste est pour vous !

MISSION DE L’INSTITUT MALLET

L’Institut Mallet a pour mission de contribuer à L’AVANCEMENT DE LA CULTURE PHILANTHROPIQUE en plaçant le DON DE SOI au cœur des priorités de la société. Pour y parvenir, l’Institut Mallet soutient le développement et le partage des savoirs et suscite le dialogue autour des actions individuelles et collectives.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la direction générale, la personne occupant ce poste est responsable de l’appui aux fonctions de la direction générale, de l’organisation quotidienne du secrétariat, du soutien logistique et du soutien à la comptabilité. Elle seconde la direction générale dans différents dossiers opérationnels et assure les suivis rigoureux et diligents. Elle suggère de nouvelles idées, procédures ou normes pouvant contribuer à l’efficacité administrative de l’organisation. Elle a aussi pour mandat d’appuyer les autres membres de l’équipe dans l’exercice de leurs fonctions.

Principales responsabilités

 

  • Répond au téléphone et transmet les appels et les messages aux personnes appropriées ;
  • Accueille les visiteurs et fournit des renseignements généraux ;
  • Ouvre, traite et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l’interne ;
  • Prépare, saisit à l’ordinateur et rédige la correspondance, les factures, les publications et autres documents à la demande des membres de l’équipe ;
  • Assure la révision linguistique des documents devant être mis en circulation ;
  • Gère les rendez-vous et l’agenda de rencontres de la direction générale, ainsi que toute la correspondance de celle-ci ;
  • Apporte un soutien logistique aux rencontres du conseil d’administration et des divers comités : prépare les calendriers annuels des rencontres, assure la logistique des réunions, prépare les projets d’ordre du jour et la documentation avant chaque rencontre, assiste à certaines rencontres et rédige les comptes rendus ;
  • Participe à la gestion de la veille en philanthropie de l’Institut en étroite collaboration avec l’équipe en place;
  • Gère la base de données des contacts et partenaires de l’organisation et la tient à jour ;
  • Assure la gestion documentaire, dont le classement et la saisie des données ;
  • Prépare et effectue les envois massifs postaux ou électroniques ;
  • Voit à l’approvisionnement des fournitures de bureau, au bon fonctionnement de l’équipement et des logiciels et assure en coordination avec les autres membres de l’équipe le suivi des services pourvus par les fournisseurs ;
  • Gère les factures des fournisseurs, les codifie en vue du traitement comptable et prépare les demandes de paiement ;
  • Assure l’entrée des données des factures dans le logiciel comptable ; la production des chèques ; le soutien au comptable externe; l’entrée des données de la VISA ; la facturation des clients ; le dépôt de chèques dans le compte bancaire ; la gestion et suivi des fournisseurs ; et la gestion de la petite caisse.
  • Toutes autres tâches connexes.
Contexte et conditions de travail

 

  • Déplacements occasionnels pour les événements, les comités et diversité dans les projets;
  • Lieu de travail principal à Québec;
  • Organisation du travail flexible;
  • Poste temps plein de 35 heures / semaine;
  • Salaire selon expérience;
  • Poste permanent après une période de probation de 90 jours;
  • Avantages sociaux disponibles.
Exigences minimales

 

  • DEP ou DEC secrétariat, bureautique ou expérience pertinente équivalente;
  • Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un poste comparable;
  • Démontrer de l’initiative, être minutieux, autonome et organisé ;
  • Faire preuve de discrétion et de professionnalisme ;
  • Rigueur intellectuelle, facilité à comprendre et polyvalence ;
  • Connaissance en gestion comptable ;
  • Aptitudes et expérience en service à la clientèle ;
  • Habileté à communiquer, à travailler en équipe et à établir des relations basées sur la confiance;
  • Très bonne maîtrise du français et de l’anglais dans l’expression orale et écrite;
  • Faire preuve de disponibilités et de capacité d’adaptation;
  • Excellente connaissance des logiciels Microsoft (Excel, Word, Outlook).
 

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Veuillez transmettre votre curriculum vitæ  à l’adresse suivante : info@institutmallet.org.